Как ничего не забыть в поход

Опубликовано: 16 февраля 2014
561 раз
Здравствуйте, друзья.

Сегодня я расскажу вам о том, как правильно организовать крупную закупку перед отпуском или походом, при этом взять все необходимое и ничего не забыть. Статья будет полезна практически каждому человеку, кто хотя бы один раз составлял список необходимого для туристического похода.

Как правило, что-то из вещей у вас уже есть, что-то планируется докупить, что-то нужно будет взять напрокат или попросить у друзей. Также необходимо будет докупить продукты питания, скомплектовать аптечку и т.д. Все это следует как-то каталогизировать и систематизировать, и сегодня вы узнаете, как именно это делается. То есть, я научу вас не просто составлять список, - я расскажу вам, как грамотно подсчитать свои расходы, плюс научу, как заранее прикинуть свой бюджет и точно, еще до закупки определить, по сколько придется сбрасываться каждому участнику.

Думаю, вы уже догадались, что главный секрет успеха – это специальный файлик в формате эксель (XLSX), в котором удобно все планировать, записывать и подсчитывать. Весь мой сегодняшний рассказ будет крутиться вокруг этого файла и вся статья – одна большая инструкция о том, как им правильно пользоваться.

Первое, что необходимо сделать, – это разделить все, что вы собираетесь купить на категории, а затем определиться, кто за какую категорию будет отвечать. Категории могут быть следующими:

·         Еда и напитки

·         Туризм и организация лагеря

·         Стройматериалы

·         Инструмент и экипировка

·         Аптечка

·         Личные вещи

·         Организационные расходы

·         Развлечения

·         Съемочное оборудование

За наполнение каждой категории или группы категорий назначается ответственный. Личные вещи каждый выбирает сам для себя.

И вот здесь внимание: список по каждой категории должен составлять один человек – именно тот, кто за эту категорию отвечает. Но ни одна, даже самая светлая, голова не в состоянии запомнить и учесть все. Поэтому очень важно дать пустой файл, разделенный на категории, каждому участнику, и пусть ребята накинут туда то, что сочтут нужным. Затем, непосредственно перед самой закупкой, нужно просто сесть и свести все, что написали участники, в одну таблицу. Это займет не больше часа, и, по сути, вся работа сводится к тому, чтобы убрать повторы. Пользу от такого подхода просто невозможно описать словами. Я даже не буду перечислять, сколько нужных, важных  и необходимых вещей мы взяли с собой именно благодаря такому подходу. Поэтому просто поверьте на слово: делать нужно именно так и никак иначе.

В результате этих действий вы получите файл, в котором содержится полный список того, что вам нужно купить.

А теперь – внимание: переходим к самому файлу и его функциональности.

Во-первых, как я уже сказал, именно в этом файле формируется список закупки. Т.е: вы вбиваете туда наименование и количество, а затем просто кидаете этот файл на печать и на выходе получаете список – бумажные распечатанные листы, которые можно с собой взять в супермаркет или на рынок. В результате закупки у вас на руках будут либо товарно-кассовые чеки, либо ваш листок с отметками по цене. Я вот, например, не люблю собирать кассовые чеки и, когда хожу по рынку, просто иду, что-то покупаю, спрашиваю, что по чем и вписываю цену в свой же листочек. Иногда прямо на ходу корректирую количество, также делаю пометки: все, что купил, – просто зачеркиваю. Затем, когда прихожу домой, я сажусь с этим листочком за компьютер и вбиваю цену в соответствующее поле. Затем все это внесу в эксель, подробно отчитаюсь и выложу этот файл в открытый доступ.

Как вы уже догадались, при таком подходе я вбиваю одну цифру в поле «Цена», а сумма строки получается автоматически. Кроме этого, таблица автоматически подсчитывает сумму расходов по всему листу. То есть, я не делаю одну работу два раза. Я один раз составляю список, один раз его распечатываю, один раз закупаюсь по нему и один раз вбиваю эти цифры в отчет. Это очень сильно экономит время и силы, так как у большинства людей, во время закупки, безсистемный список написан на клочке бумаги. А на выходе – куча товарно-кассовых чеков, которые нужно сложить на калькуляторе. А у меня все удобно, просто и, самое главное, – наглядно и прозрачно. То есть, каждый участник в любой момент времени может взять эту таблицу и посмотреть, на что потрачены деньги. Потому что в закупке, как правило, участвует не вся группа, а всего лишь несколько человек, а потом начинается:

- Короче, это мы все купили, вышло 15 тысяч.

- 15? Вы чё, не в своем уме? На что?

- Вот чеки! Не веришь – на, сам считай!

А у нас ничего такого не бывает, потому что мы в любое время можем взять и посмотреть, куда и сколько денег было потрачено. Один маленький экселевский файлик – а сколько он экономит времени и нервов. Причем, чтобы избежать сюрпризов с итоговой суммой, можно посчитать все расходы заранее. Делается это очень просто: вы же все равно составляете список, вы все равно вбиваете туда количество. Примерные цены на все, что вы будете покупать, вы тоже знаете. Не знаете – посмотрите в интернете. Потратьте час и вбейте примерные цены в вашу табличку – на выходе вы получите итоговый расход. Разделив эту сумму на количество участников, вы заранее с большой точностью будете знать, по сколько денег нужно будет сбрасываться.

Согласитесь – удобно! А дальше будет еще удобнее, потому что сейчас я расскажу о мелочах и приятных фишках, которые к этому файлу прикрутил.

Во-первых, сводный отчет – он находится на первом листе экселевской книги и сюда автоматически переносятся итоговые суммы с каждого листа каждой категории.

Во-вторых, лист вложений участников. Он позволяет удобно записать, кто сколько денег внес, считает общую сумму и переносит ее на лист сводного отчета. Здесь же, рядышком, отображается остаток средств, который состоит из разницы между вложениями и расходами. Причем положительный баланс горит зеленым, а отрицательный – красным.

В-третьих, чуть ниже, в ячейке с отображением баланса, есть специальное поле, в которое еще на этапе планирования бюджета можно вбить количество участников и заранее определить, по сколько нужно будет сбрасываться. Мелочь, но приятно! Особенно это удобно, когда в группе есть участники, которым то жена не разрешает, то с работы не отпустили. Вбив в это поле количество участников на единицу меньше, можно будет заранее понять, по сколько придется сбрасываться, если этот человек все-таки не поедет.

Идем дальше. Четвертая удобная фишка – гиперссылки. Все надписи на листе сводного отчета интерактивны и, кликнув на них, можно сразу понять, из чего складываются расходы в данной строке. Кроме этого, на каждом листе в левом верхнем углу есть специальная ссылочка «В отчет», нажав на которую, вы сразу попадете на лист сводного отчета. Это достаточно удобно, когда перед вами много информации и вам приходится вбивать данные то на один лист, то на другой. Как показала практика, гораздо быстрее нажать лист «В отчет», а затем оттуда перейти в нужную категорию, чем пытаться искать нужную категорию в маленьких нижних вкладочках. Особенно это заметно на ноутбуках с маленьким монитором, где не все нижние вкладочки отображаются целиком и вам приходится проматывать их то влево, то вправо.

Пятая удобная вещь – защита ячеек. Это особенно спасает, когда приходится заполнять отчеты «на ходу», например в машине. Как бы тебя ни трясло или ни качало, ты не можешь стереть или изменить формулы. Пользователь может вбивать только наименование продукта, его количество и цену за одну штуку. Все остальное, включая формулы, находится под защитой. Естественно, эту защиту можно снять одним кликом мышки, если такое потребуется. Вам нужно изменить какие-то данные на листе или поменять какие-то формулы – вы одним кликом мышки снимаете защиту листа, вносите необходимые изменения, а затем ставите защиту обратно. Все очень просто!

Шестое удобное дополнение – закрепленные области. Когда работаешь с длинным списком, мне бы, например, хотелось, чтобы названия столбцов я видел перед собой всегда. Поэтому я просто закрепил заголовок, и при прокручивании страницы они всегда остаются у нее в верхней части. Кроме этого, в начале подвижного списка я добавил зеленый индикатор. Анализируя список, иногда забываешь, что пару десятков строк уехало вверх, под заголовок, и начинаешь их судорожно искать. А здесь - ты знаешь, что, если ты не видишь зеленый квадратик, значит, часть строк уехала вверх и повода для беспокойства нет.

Седьмая удобная фишка – итоги листа вынесены в заголовок. Иногда, работая с большим списком, тебе хочется знать итог этого листа. Иногда ты хочешь вводить значения и сразу видеть, как меняется итоговая сумма от твоих действий. Каждый раз переходить на лист сводного отчета или перематывать страничку вниз – неудобно. Поэтому я вынес итог листа в заголовок и, что бы вы ни делали, вы всегда будете видеть его перед глазами.

Ну вот, в принципе, и все. Делайте закупки грамотно, заранее знайте свои расходы и всегда старайтесь уложиться в запланированный бюджет.